Como planejar a agenda dos técnicos sem apagar incêndio o dia todo
Como montar o dia da equipe considerando deslocamento, duração real das visitas e espaço para imprevistos.
Planeje além do horário da visita
O erro mais comum é agendar visitas como se o técnico se teletransportasse. Considere o tempo de deslocamento, estacionamento, acesso ao local e a preparação do serviço. Em cidades grandes, isso pode ocupar boa parte do dia.
Use o histórico dos seus próprios atendimentos para estimar a duração real de cada tipo de serviço, em vez de confiar no tempo ideal.
Agrupe por região quando possível
Concentrar visitas próximas no mesmo período reduz deslocamento e aumenta o número de atendimentos possíveis. Nem sempre dá, mas vale ser o primeiro critério ao encaixar um novo pedido.
Deixe folga para o imprevisto
Serviço que demora mais, cliente ausente, material faltando: imprevistos acontecem todos os dias. Reserve uma janela sem agendamento ou distribua folgas entre visitas para não comprometer a tarde inteira por causa de um atraso pela manhã.
- Defina um limite de visitas por técnico por dia
- Separe atendimentos emergenciais dos programados
- Confirme a visita com o cliente no dia anterior
Comunique mudanças em um só lugar
Quando a agenda muda, o técnico precisa saber, e o escritório também. Se a alteração fica só no grupo de mensagens, alguém vai perder. Mantenha a agenda e as ordens de serviço no mesmo lugar e veja como estruturar cada ordem no artigo sobre organização de ordens de serviço.
Conteúdo educativo. Adapte as práticas à sua operação e siga os requisitos técnicos, legais e de segurança da sua atividade.